Lễ tân nhận phòng và phát thẻ trên cùng một màn hình, không phải mở hai phần mềm. Cuối tháng chủ khách sạn xem được số lãi thật, chứ không chỉ doanh thu.
Sơ đồ phòng: nhìn một màn hình biết phòng nào trống, phòng nào sắp tới giờ trả
Vấn đề
Đa số phần mềm trên thị trường cộng tiền phòng và tiền dịch vụ rồi báo doanh thu tháng. Nhưng chủ khách sạn nhỏ không sống bằng doanh thu, mà sống bằng phần còn lại sau khi trừ tiền chợ của đầu bếp, tiền giặt chăn mền, lương lễ tân và tiền nhà.
Chức năng
Viết theo cách một khách sạn nhỏ vận hành thật: chủ kiêm quản lý, có đầu bếp nấu ăn, thuê ngoài giặt là và đưa đón khách.
Một màn hình duy nhất cho biết phòng nào trống, phòng nào đang có khách, phòng nào sắp tới giờ trả và phòng nào chưa dọn. Nhận phòng theo ngày, theo giờ hoặc theo tháng đều được, vì khách sạn nhỏ ở Việt Nam thường bán cả ba kiểu.
Đây là chỗ khác biệt lớn nhất so với phần mềm khác. Đầu ghi thẻ cắm vào cổng USB của máy tính lễ tân, phần mềm nói chuyện thẳng với đầu ghi, nên phát thẻ nằm luôn trong bước nhận phòng chứ không phải mở phần mềm riêng của hãng khóa.
Nước, bia, đồ ăn vặt, bàn chải, khăn, dầu gội. Nhập vào kho có giá vốn, bán cho khách thì trừ kho và cộng thẳng vào hóa đơn phòng. Cuối tháng biết từng mặt hàng lãi bao nhiêu, mặt hàng nào tồn lâu không ai mua.
| Mặt hàng | Tồn | Giá vốn | Giá bán | Lãi tháng |
|---|---|---|---|---|
| Nước suối 500ml | 48 | 3.500 | 10.000 | + 780.000 |
| Bia lon | 24 | 12.000 | 25.000 | + 546.000 |
| Mì ly | 31 | 7.000 | 20.000 | + 429.000 |
| Bàn chải, kem đánh răng | 96 | 2.500 | 10.000 | + 375.000 |
| Khăn giấy | 12 | 9.000 | 20.000 | + 132.000 |
Phần này được viết riêng cho mô hình có đầu bếp. Thịt, cá, trứng, rau mua hàng ngày, giá đổi liên tục, nấu hết trong ngày nên không kiểm kê và không xuất kho được như hàng hóa thường.
Giặt chăn mền, xe đưa đón sân bay, đặt bữa ăn hộ khách. Mỗi dịch vụ ghi cả hai chiều: giá phải trả cho nhà cung cấp và giá thu của khách. Nhờ vậy biết được dịch vụ nào thực sự ra tiền, dịch vụ nào chỉ làm cho vui lòng khách.
Lễ tân, đầu bếp, buồng phòng, tiền điện nước, tiền thuê nhà, phí internet. Khai một lần, hệ thống tự trừ vào chi phí mỗi tháng, không phải nhớ nhập lại.
Doanh thu phòng cộng hàng hóa cộng dịch vụ, trừ toàn bộ chi phí bếp, lương, dịch vụ thuê ngoài và chi phí cố định. Ra số lãi thật của kỳ, xem được theo ngày, theo tuần, theo tháng.
Con số cuối cùng
Không phải doanh thu, mà là số còn lại sau khi đã trừ tiền chợ của bếp, giá vốn hàng hóa, tiền trả nhà cung cấp dịch vụ, lương nhân viên và tiền thuê nhà. Lễ tân không mở được màn hình này.
Gọi xem demo màn hình này| Doanh thu | |
|---|---|
| Tiền phòng | 86.400.000 |
| Hàng hóa bán tại quầy | 9.150.000 |
| Dịch vụ (giặt là, đưa đón, đặt bữa) | 7.300.000 |
| Tổng thu | 102.850.000 |
| Chi phí | |
| Tiền chợ của bếp | − 12.800.000 |
| Giá vốn hàng hóa | − 3.940.000 |
| Trả nhà cung cấp dịch vụ | − 4.600.000 |
| Lương nhân viên | − 28.000.000 |
| Thuê nhà, điện nước, internet | − 35.000.000 |
| Tổng chi | − 84.340.000 |
| Lãi tháng 7 | + 18.510.000 |
Vận hành thực tế
Toàn bộ các bước dưới đây làm trên một màn hình, không phải chuyển qua lại giữa các phần mềm.
Chọn phòng trống trên sơ đồ, nhập tên khách, chọn giờ trả. Đặt thẻ lên đầu ghi, bấm phát thẻ. Khách cầm thẻ lên phòng.
Lễ tân chọn phòng, chọn mặt hàng. Kho tự trừ, tiền tự cộng vào hóa đơn phòng, không phải ghi giấy.
Ghi dịch vụ vào phòng kèm giá thu của khách. Giá phải trả nhà cung cấp nhập sau, không làm khách phải chờ.
Mở hóa đơn phòng, đã gồm tiền phòng, hàng hóa và dịch vụ. Thu tiền, in hóa đơn. Thẻ tự hết hạn, không cần thu lại.
Kỹ thuật
Phần mềm nói chuyện thẳng với đầu ghi thẻ qua cổng USB. Nhờ vậy việc phát thẻ nằm trong bước nhận phòng, và mất internet vẫn làm được, vì không có gì phải gửi lên máy chủ.
| Chạy trên | Máy tính Windows tại quầy lễ tân |
|---|---|
| Nền tảng | PHP 8 và MySQL, cài qua XAMPP |
| Kết nối khóa | Đầu ghi thẻ cắm cổng USB, chạy được khi mất mạng |
| Mẫu khóa hỗ trợ | Dòng KSG đang phân phối; hãng khác cần kiểm tra đầu ghi |
| Số cơ sở | Nhiều khách sạn, mỗi nơi một tài khoản quản trị riêng |
| Dữ liệu | Lưu trên máy của khách sạn, sao lưu ra file được |
| Phân quyền | Lễ tân, quản lý, chủ khách sạn, mỗi vai một phạm vi |
| Cài đặt | Kỹ thuật cài tại chỗ và dạy lễ tân tới lúc làm được |
Khách sạn đang dùng khóa hãng khác vẫn cài được phần mềm. Riêng phần phát thẻ cần kiểm tra đầu ghi có hỗ trợ hay không. Gọi và đọc tên hãng khóa để em kiểm tra giúp.
Hỏi đáp
Chạy được. Phần mềm cài trên máy tính tại quầy lễ tân, dữ liệu nằm ngay trên máy đó. Mất internet vẫn nhận phòng, phát thẻ và in hóa đơn bình thường.
Phần quản lý phòng, kho, chi phí và lãi lỗ thì cài được cho mọi khách sạn. Riêng phần phát thẻ cần kiểm tra đầu ghi thẻ của hãng khóa đó có hỗ trợ hay không, gọi và đọc tên hãng là chúng tôi kiểm tra giúp.
Khách sạn lắp trọn bộ khóa thẻ từ của Finex được tặng phần mềm bản đầy đủ, không thu phí hàng tháng. Dữ liệu nằm trên máy của khách sạn nên không có chuyện ngừng đóng phí là mất dữ liệu.
Mỗi cơ sở là một khách sạn riêng trong phần mềm, có tài khoản quản trị riêng, sơ đồ phòng riêng và sổ sách riêng. Chủ xem được lãi lỗ từng cơ sở.
Không. Lễ tân chỉ thấy sơ đồ phòng, phát thẻ và hóa đơn của khách. Giá nhập hàng hóa, lương nhân viên và báo cáo lãi lỗ chỉ tài khoản chủ khách sạn mới mở được.